Câu hỏi:

Trả lời:

Văn phòng luật sư GIA ĐÌNH trả lời: Căn cứ theo quy định tại khoản 1, Điều 676 – Bộ luật dân sự 2005 quy định về hàng thừa kế thứ nhất: “Hàng thừa kế thứ nhất gồm: vợ, chồng, cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi của người chết”. Vì vậy nếu ông bà nội, ông bà ngoại của bạn đã qua đời thì trong hồ sơ khai thừa kế phải có giấy chứng tử của những người này. Trong trường hợp họ đã qua đời trước cha, mẹ bạn mà không có giấy khai tử, bạn có thể bổ sung hồ khai thừa kế bằng một cam kết có xác nhận chữ ký của UBND phường, xã với nội dung cam kết ông bà nội, ngoại đã qua đời trước ba mẹ.
Các trường hợp liên quan đến liên đến công chứng khai di sản hoặc liên quan đến việc tính thuế TNCN khi khai di sản vui lòng liên hệ vớ Luật sư chúng tôi để được tư vấn trực tiếp: 0972238006.

Yêu cầu giấy chứng tử trong thủ tục thừa kế sổ tiết kiệm

Theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 612 và các điều liên quan đến thừa kế), sổ tiết kiệm đứng tên người mất là tài sản di sản, và việc phân chia thừa kế đòi hỏi phải xác định rõ hàng thừa kế cũng như loại trừ các bên thừa kế trước đó (như ông bà nội ngoại).

Trong thực tiễn công chứng khai nhận di sản, văn phòng công chứng thường yêu cầu giấy tờ chứng minh những người thuộc hàng thừa kế trước đã chết để xác định đúng hàng thừa kế. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải có giấy chứng tử; có thể sử dụng tài liệu thay thế nếu cơ quan công chứng chấp nhận.

Điều này phù hợp với Luật Công chứng 2024 (Điều 47), quy định hồ sơ công chứng văn bản khai nhận di sản phải bao gồm giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân và tình trạng di sản. Nếu ông bà mất từ lâu, việc thiếu giấy tờ này có thể làm chậm trễ thủ tục, nhưng pháp luật cho phép các giải pháp thay thế để giảm phức tạp.

Quy trình xin cấp lại giấy chứng tử

Nếu Anh/Chị quyết định xin cấp lại giấy chứng tử của ông bà theo Luật Hộ tịch 2014 (Điều 35) và Nghị định 123/2015/NĐ-CP (quy định chi tiết về đăng ký và cấp bản sao hộ tịch), quy trình được thực hiện tại UBND cấp xã/phường nơi ông bà đăng ký hộ tịch ban đầu hoặc nơi cư trú cuối cùng. Thời gian xử lý thường từ 3-5 ngày làm việc, phí cấp bản sao khoảng 8.000 đồng/bản (theo Thông tư 258/2016/TT-BTC). Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người yêu cầu (người thừa kế hoặc người được ủy quyền) cần chuẩn bị đơn xin cấp bản sao giấy chứng tử (mẫu tại UBND), giấy tờ chứng minh quan hệ với người mất (như giấy khai sinh của cha/mẹ), CMND/CCCD của người yêu cầu, và giấy tờ chứng minh lý do cần cấp lại (như văn bản yêu cầu từ văn phòng công chứng). Nếu ông bà mất trước năm 2000, có thể cần thêm xác nhận của nhân chứng địa phương.

Bước 2: Nộp hồ sơ và xác minh

Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện tại UBND cấp xã/phường. Cơ quan hộ tịch sẽ kiểm tra sổ sách lưu trữ hoặc liên hệ cơ quan cũ nếu hồ sơ không còn. Trong trường hợp mất lâu năm, có thể yêu cầu xác minh thêm từ UBND cấp huyện hoặc Sở Tư pháp tỉnh để tra cứu dữ liệu cũ.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi xác minh, cơ quan hộ tịch cấp bản sao giấy chứng tử. Nếu hồ sơ không tìm thấy, có thể được hướng dẫn làm thủ tục đăng ký bổ sung hộ tịch muộn theo Điều 36 Luật Hộ tịch 2014, với thời gian kéo dài hơn (khoảng 15-30 ngày).

Các phương pháp thay thế để giảm phức tạp

Để tránh thủ tục xin cấp lại giấy chứng tử nếu quá khó khăn (ví dụ: hồ sơ lưu trữ bị mất do thời gian dài), Anh/Chị có thể sử dụng các giấy tờ thay thế chứng minh ông bà đã mất và quan hệ huyết thống, theo hướng dẫn tại Luật Công chứng 2024 (Điều 48) và Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 643). Các phương pháp này giúp văn phòng công chứng chấp nhận mà không cần giấy chứng tử gốc, miễn là có xác nhận từ cơ quan nhà nước:

• Xác nhận của UBND xã/phường: Yêu cầu UBND nơi ông bà cư trú cuối cùng cấp giấy xác nhận tình trạng tử vong và quan hệ gia đình (dựa trên sổ hộ khẩu cũ hoặc lý lịch tư pháp). Trong trường hợp không còn giấy chứng tử, người dân có thể xin trích lục hộ tịch hoặc xác nhận thông tin cư trú, thông tin nhân thân để bổ sung hồ sơ. Việc chấp nhận tài liệu thay thế phụ thuộc vào cơ quan công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
• Giấy khai sinh và sổ hộ khẩu cũ: Sử dụng giấy khai sinh của cha/mẹ (người mất) để chứng minh ông bà là bố mẹ, kết hợp với sổ hộ khẩu gia đình cũ (nếu còn) hoặc trích lục từ cơ quan hộ tịch. Nếu sổ hộ khẩu mất, có thể xin xác nhận từ công an địa phương.
• Tuyên thệ trước công chứng viên hoặc tòa án: Nếu không có giấy tờ nào, các bên thừa kế có thể lập văn bản tuyên thệ về tình trạng tử vong của ông bà (có công chứng theo Luật Công chứng 2024), kèm xác nhận của ít nhất hai nhân chứng (hàng xóm hoặc họ hàng). Trong trường hợp tranh chấp, Tòa án nhân dân có thẩm quyền sẽ quyết định theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.

Những phương pháp này giúp rút ngắn thời gian thủ tục thừa kế sổ tiết kiệm xuống, tránh phải tra cứu hồ sơ cũ từ hàng chục năm trước.