Thủ tục công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế được quy định khác nhau đối với từng loại tài sản. Vậy pháp luật Việt Nam quy định thế nào về thủ tục công chứng văn bản này? 

Thủ tục công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản được pháp luật hiện hành quy định tại Điều 40 Luật Công chứng 2014 và các văn bản pháp luật liên quan như Luật Hôn nhân và gia đình 2014, Bộ luật dân sự 2015, Luật đất đai 2013 và Luật nhà ở 2014.

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:

– Phiếu yêu cầu công chứng; trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

– Dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản (nếu có);

– Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng như: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu,..

– Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu;

– Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế trong trường hợp thừa kế theo pháp luật;

– Bản sao di chúc trong trường hợp thừa kế theo di chúc;

– Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến văn bản thỏa thuận mà pháp luật quy định phải có như:

+ Tường trình của người yêu cầu công chứng về di sản thừa kế và những người được thừa kế di sản;

+ Trường hợp thừa kế theo pháp luật: trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế;

+ Các giấy tờ chứng minh được hưởng di sản thừa kế không phụ thuộc vào nội dung di chúc như: giấy chứng nhận kết hôn, khai sinh, giấy chứng nhận mất khả năng lao động (nếu có);

+ Giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết;

+ Giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản chung, tài sản riêng của người để lại di sản đối với tài sản:

Lưu ý, bản sao nêu trên là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.

Trình tự thực hiện

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ yêu cầu công chứng và nộp trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng)

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

– Trường hợp việc tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ thì bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng;

– Trường hợp Công chứng viên trực tiếp nhận, thì thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng:

+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng;

+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ);

+ Trường hợp hồ sơ chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản không đúng pháp luật: Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối công chứng. Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng văn bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng phòng/Trưởng Văn phòng xin ý kiến và soạn văn bản từ chối. Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định;

Bước 3: Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện thủ tục niêm yết việc thụ lý văn bản thỏa thuận phân chia di sản

– Tổ chức hành nghề công chứng niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, trong thời hạn 15 ngày, tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản; trường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó;

– Trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ gồm có bất động sản thì việc niêm yết được thực hiện tại nơi như nêu trên và tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản;

– Trường hợp di sản chỉ gồm có động sản, nếu trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng và nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết;

– Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm xác nhận việc niêm yết và bảo quản việc niêm yết trong thời hạn niêm yết.

Bước 4: Soạn thảo và ký văn bản

– Trường hợp văn bản đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn:Công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản, nếu trong dự thảo văn bản có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp quy định của pháp luật, Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng

– Trường hợp văn bản do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng: Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch;

– Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo văn bản hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại;

– Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong dự thảo văn bản, Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của văn bản.

Bước 5: Ký chứng nhận

Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của văn bản và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng.

Bước 6: Trả kết quả công chứng

Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.

Thời hạn giải quyết

Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc.

Đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.


LS TRẦN MINH HÙNG