1. Những trường hợp công ty phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, các trường hợp thay đổi vốn điều lệ bao gồm:

-  Không thành toán đầy đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết góp; Chia, tách, hợp nhất hoặc sáp nhập doanh nghiệp dẫn đến việc thay đổi vốn điều lệ.

- Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên (Điều 68 Luật Doanh nghiệp 2014):

+ Tăng vốn điều lệ khi: tăng vốn góp của thành viên; Tiếp nhận vốn góp của thành viên mới;

+ Giảm vốn điều lệ khi: Hoàn trả một phần vốn góp cho thành viên theo tỷ lệ vốn góp của họ trong vốn điều lệ của công ty nếu đã hoạt động kinh doanh liên tục trong hơn 02 năm, kể từ ngày đăng ký doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho thành viên; Công ty mua lại phần vốn góp của thành viên;

- Đối với công ty TNHH 1 thành viên (Điều 87 Luật Doanh nghiệp 2014):

+ Tăng vốn điều lệ khi: Chủ sở hữu công ty đầu tư thêm hoặc huy động thêm vốn góp của người khác. Chủ sở hữu quyết định hình thức tăng và mức tăng vốn điều lệ.

+ Hoàn trả một phần vốn góp trong vốn điều lệ của công ty nếu đã hoạt động kinh doanh liên tục trong hơn 02 năm, kể từ ngày đăng ký doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho chủ sở hữu;

- Đối với Công ty Cổ phần (Khoản 5 điều 111 Luật Doanh nghiệp):

+ Tăng vốn điều lệ khi: Phát hành cổ phiếu mới để huy động thêm vốn theo quy định của pháp luật; Chuyển đổi trái phiếu đã phát hành thành cổ phần; Thực hiện trả cổ tức bằng cổ phiếu;

+ Giảm vốn điều lệ khi: công ty hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty nếu công ty đã hoạt động kinh doanh liên tục trong hơn 02 năm, kể từ ngày đăng ký doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho cổ đông; Công ty mua lại cổ phần đã phát hành;

- Đối với công ty hợp danh:

+ Tăng vốn điều lệ khi: Các thành viên trong công ty góp thêm vốn; Thêm thành viên mới (điểm e khoản 3 điều 177 Luật doanh nghiệp 2014);

+ Giảm vốn điều lệ khi: Chấm dứt tư cách thành viên hợp danh; Công ty làm ăn thua lỗ (Điều 180 Luật doanh nghiệp 2014).

2. Trình tự, thủ tục thay đổi vốn điều lệ doanh nghiệp

Pháp luật sẽ ghi nhận sự thay đổi nếu doanh nghiệp tiến hành đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Trường hợp doanh nghiệp tự ý thay đổi vốn điều lệ và không tiến hành đăng ký theo đúng quy định của pháp luật, ngoài việc bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp cũng sẽ gặp phải những rủi ro đáng tiếc nếu như có tranh chấp phát sinh. Để tránh những hạn chế đó, doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

- Văn bản thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi vốn điều lệ. Nội dung bao gồm:

+ Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);

+ Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch, số CMND, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác hoặc số quyết định thành lập, mã số doanh nghiệp của mỗi thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên, của thành viên hợp danh;

+ Tỷ lệ phần vốn góp của của mỗi thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên, của thành viên hợp danh;

+ Vốn điều lệ đã đăng ký và vốn điều lệ đã thay đổi; thời điểm và hình thức tăng giảm vốn;

+ Họ, tên, quốc tịch, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác, địa chỉ thường trú và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc thành viên hợp danh được ủy quyền đối với công ty hợp danh.

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với CTCP; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên về việc thay đổi vốn điều lệ của công ty;

* Trường hợp tăng vốn điều lệ do có thêm thành viên mới cần có:

- Giấy xác nhận việc góp vốn của thành viên mới;

- Chứng thực cá nhân sao y công chứng của thành viên mới

* Trường hợp Đại hội đồng cổ đông thông qua việc phát hành cổ phần chào bán để tăng vốn điều lệ, cần có thêm giấy tờ sau:

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc phát hành cổ phần chào bán để tăng vốn điều lệ, trong đó nêu rõ số lượng cổ phần chào bán và giao Hội đồng quản trị thực hiện thủ tục đăng ký tăng vốn điều lệ sau khi kết thúc mỗi đợt chào bán cổ phần;

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc đăng ký tăng vốn điều lệ công ty sau khi kết thúc mỗi đợt chào bán cổ phần.

Lưu ý: Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.

* Trường hợp giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp phải cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn, ngoài ra cần nộp thêm báo cáo tài chính của công ty tại kỳ gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ.

- Giấy ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục này (nếu có).

Bước 2: Nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở (Riêng tại Hà Nội có thể nộp qua dịch vụ công trực tuyến trên mạng internet).

Phòng đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ doanh nghiệp đã nộp, yêu cầu bổ sung (nếu còn thiếu).

Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp (trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hồ sơ hợp lệ).

Bước 4: Công bố thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ công bố thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp tới Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở mới gồm 01 giấy đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

3. Những vấn đề cần lưu ý sau khi thay đổi vốn điều lệ:

- Thay đổi loại hình doanh nghiệp (Đối với trường hợp công ty TNHH 1 thành viên có thêm thành viên góp vốn);

- Bậc Thuế môn bài.


LS TRẦN MINH HÙNG CHUYÊN GIA TƯ VẤN LUẬT TRÊN HTV